Audivel | Política de tratamiento de datos

Capítulo I - Aspectos generales

Artículo 1. Objeto. Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 15, 20 y 74 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 del 2012, el Decreto Reglamentario 1377 del 2013, y la Sentencia C-748 del 2011, se expide el presente manual contentivo de la política de tratamiento de datos de la sociedad AUDIVEL S.A.S., en procura de garantizar los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre de los titulares de los datos que sean suministrados en desarrollo del objeto de la sociedad, así como el derecho que aquellos tienen a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bases de datos o archivos.

Artículo 2. Definiciones. Para efectos de la presente política, se deberán tener presentes las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Cualquier información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal y como aquella que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Artículo 3. Identificación del responsable del tratamiento de datos y canales de comunicación. El responsable del tratamiento será la siguiente persona jurídica:

Nombre: AUDIVEL S.A.S.
Dirección: Calle 54 # 45-63 Edificio Centro Caracas 1, Oficina 402. Medellín, Antioquia
Teléfono: 231 35 55
Correo electrónico: [email protected]
Página de internet: https://audivel.com.co/

Artículo 4. Ámbito de aplicación. La presente política será aplicable a la información que cualquier persona tenga registrada en las bases de datos del responsable del tratamiento, independientemente de su calidad de trabajador, contratante, contratista o cliente.

Artículo 5. Contenido de la información que se recopila. Como regla general, las bases de datos del responsable del tratamiento contienen información del titular relacionada con aspectos como: el nombre, el número y el tipo de identificación, el género y los datos de contacto, como la dirección física y electrónica, el teléfono fijo y móvil, entre otros. Así mismo, según la relación existente entre el titular y el responsable del tratamiento, se almacenarán datos del titular tales como: la historia clínica, la historia laboral y académica, y la información familiar, personal y eventualmente bancaria.

Artículo 6. Finalidad. La información que reposa en las bases de datos del responsable del tratamiento tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social, además del cumplimiento de sus deberes en materia contable, fiscal, administrativa, societaria y comercial. La información sobre clientes, proveedores, socios y trabajadores, actuales o pasados, se conserva con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

Artículo 7. Principios. En el desarrollo, interpretación y ejecución de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierna.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Capítulo II - Derechos de los titulares y deberes del responsable del tratamiento

Artículo 8. Derechos generales de los titulares. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Artículo 9. Deberes generales del responsable del tratamiento. El responsable del tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Rectificar la información cuando sea incorrecta.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 10. Autorización del titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Artículo 11. Suministro de información al titular. La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

Artículo 12. Deber de informar al titular. El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
Los derechos que le asisten como titular.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

El responsable del tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el titular lo solicite, entregarle copia de esta.

Artículo 13. Aviso de privacidad. En los casos en los que no sea posible poner a disposición del titular la presente política de tratamiento de datos, se informará por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de esta política y la forma de acceder a la misma, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

Artículo 14. Personas a quienes se les puede suministrar información. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:

A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Capítulo III - Procedimientos para efectuar consultas y reclamos

Artículo 15. Consulta. Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos del responsable del tratamiento, quien deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se podrá formular a través de cualquiera de los canales de contacto establecidos en la presente política. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 16. Reclamos. El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Capítulo IV - Otras disposiciones

Artículo 17. Conservación de las bases de datos. El responsable del tratamiento conservará de manera indefinida la información recolectada, mientras sirvan para desarrollar su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter contractual y legal. No obstante, los datos podrán ser eliminados cuando ya no sean necesarios ni pertinentes para cumplir con la finalidad, o a solicitud de su titular, siempre y cuando esta solicitud no contraríe una obligación legal del responsable del tratamiento o una obligación contraída entre este y el titular.

Artículo 18. Seguridad. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normativa vigente, el responsable del tratamiento adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Artículo 19. Modificaciones y derogatorias. El responsable del tratamiento se reserva el derecho a modificar la presente política según lo estime conveniente y de acuerdo con los términos y limitaciones previstos en la ley.

Artículo 20. Vigencia. La presente política de tratamiento de datos tendrá vigencia desde el día 2 de mayo de 2019.